Trong môi trường cạnh tranh ngày nay, việc xây dựng và duy trì mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng là vô cùng quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Email chăm sóc khách hàng là một công cụ hiệu quả để tạo ra sự kết nối và tăng cường lòng trung thành của khách hàng. Tuy nhiên, việc viết email chăm sóc khách hàng cần được thực hiện một cách chuyên nghiệp và có chiến lược. Dưới đây WiPoint sẽ gợi ý top 10 mẫu email chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ vững chắc và mang lại kết quả tích cực.

Chăm sóc khách hàng qua email mang lại lợi ích gì?

Lợi ích của việc chăm sóc khách hàng qua email

• Tiết kiệm chi phí: Sử dụng email marketing giúp doanh nghiệp giảm thiểu đáng kể chi phí so với các hình thức quảng cáo truyền thống như tờ rơi, báo chí, radio, hoặc gặp trực tiếp khách hàng. Chi phí dành cho dịch vụ chăm sóc khách hàng qua email thường thấp hơn và càng gửi nhiều email, chi phí này càng trở nên dễ chịu hơn.
• Tiếp cận khách hàng nhanh chóng: Email cho phép doanh nghiệp gửi thông điệp đến khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả mà không bị giới hạn bởi khoảng cách địa lý. Việc phân khúc khách hàng và cá nhân hóa email cũng giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong việc mở rộng hoặc thu hẹp phạm vi tiếp cận khách hàng.
• Xác định khách hàng mục tiêu: Chăm sóc khách hàng qua email giúp doanh nghiệp dễ dàng xác định những ai đang quan tâm đến sản phẩm hoặc dịch vụ của họ. Từ đó, khoanh vùng và xác định khách hàng mục tiêu chính xác hơn. Cá nhân hóa và phân khúc đối tượng đảm bảo email phù hợp với nhu cầu riêng của từng khách hàng, tăng cường thiện cảm và tương tác.
• Xây dựng mối quan hệ với khách hàng: Mỗi email chăm sóc khách hàng là một cơ hội để doanh nghiệp tăng sự nhận diện và xây dựng thương hiệu với người tiêu dùng. Chiến lược email marketing hiệu quả giúp tăng tỷ lệ chuyển đổi và duy trì liên hệ thường xuyên với khách hàng, tạo lợi thế cạnh tranh và cơ hội biến khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực sự.
• Tăng độ nhận diện thương hiệu: Email chăm sóc khách hàng có giá trị lan tỏa mạnh mẽ. Chỉ cần nhấp chuột và chuyển tiếp, doanh nghiệp có thể gửi các chương trình khuyến mãi hoặc dịch vụ mới đến nhiều khách hàng hơn. Giúp duy trì liên kết thường xuyên giữa doanh nghiệp và khách hàng, tăng độ nhận diện thương hiệu.
• Đo lường hiệu quả: Email marketing cho phép doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và đo lường hiệu quả của chiến dịch tiếp thị. Những số liệu chính xác về tình hình tiếp thị online giúp doanh nghiệp nắm bắt mức độ quan tâm và hành vi của khách hàng, từ đó điều chỉnh chiến lược tiếp thị cho phù hợp với thị trường mục tiêu.
• Đơn giản và tiện dụng: Thiết kế các mẫu email chăm sóc khách hàng không quá phức tạp. Nếu nội dung và bố cục rõ ràng, các mẫu email dễ dàng thu hút khách hàng và tăng cường độ nhận diện thương hiệu.

  >>Xem thêm: Quy trình chăm sóc khách hàng là gì?  

Lợi ích của việc sử dụng những mẫu email chăm sóc khách hàng

• Tiết kiệm thời gian và công sức:Sử dụng mẫu email giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc soạn thảo email mới cho mỗi khách hàng. Các mẫu email được thiết kế sẵn có thể dễ dàng tùy chỉnh và gửi đi nhanh chóng.
• Đảm bảo tính nhất quán: Mẫu email giúp duy trì sự nhất quán trong thông điệp và phong cách giao tiếp của doanh nghiệp. Điều này quan trọng để xây dựng và duy trì thương hiệu.
• Tăng cường hiệu quả giao tiếp: Các mẫu email được thiết kế chuyên nghiệp và tối ưu hóa cho mục tiêu cụ thể có thể tăng cường hiệu quả giao tiếp và tỷ lệ tương tác của khách hàng.
• Dễ dàng phân khúc và cá nhân hóa: Mẫu email cho phép dễ dàng phân khúc khách hàng và cá nhân hóa nội dung, giúp doanh nghiệp gửi những thông điệp phù hợp với nhu cầu và sở thích của từng khách hàng.
• Dễ theo dõi và đo lường: Sử dụng mẫu email giúp việc theo dõi và đo lường hiệu quả chiến dịch tiếp thị trở nên dễ dàng hơn. Doanh nghiệp có thể thu thập dữ liệu về tỷ lệ mở, tỷ lệ nhấp chuột và các phản hồi của khách hàng để điều chỉnh chiến lược tiếp thị.

Tóm lại, việc chăm sóc khách hàng qua email và sử dụng những mẫu email chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp không chỉ giúp tiết kiệm chi phí và thời gian mà còn tăng cường hiệu quả tiếp cận, xác định khách hàng mục tiêu, xây dựng mối quan hệ bền chặt với khách hàng, và tăng cường độ nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp.

  >>Xem thêm: Nhân viên chăm sóc khách hàng là làm gì? Kỹ năng, mức lương và lộ trình thăng tiến  

Các bước tạo email chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp

1. Đặt tiêu đề cho email

Tiêu đề email là phần đầu tiên mà người nhận sẽ thấy và quyết định xem có mở email hay không. Sử dụng từ ngữ ngắn gọn, dễ hiểu để thông báo tổng quát nội dung email. Tránh nội dung không rõ ràng và không để trống phần tiêu đề.

2. Bắt đầu bằng lời chào và lý do viết email

Lời chào thể hiện sự lịch sự và kính trọng đối với người nhận. Cũng như sử dụng tên đầy đủ của khách hàng trong mail. Việc này sẽ khiến họ cảm thấy được tôn trọng và quan tâm hơn. Sau đó, đề cập ngắn gọn lý do bạn viết email.

• Đối với mail tiếng Việt: Sử dụng "Kính gửi" để thể hiện sự tôn trọng.
• Đối với email tiếng Anh: Sử dụng "Dear" hoặc "Hi" phù hợp với mức độ trang trọng.

3. Viết nội dung chính của email

Một email chuyên nghiệp nên có cấu trúc rõ ràng gồm ba phần: mở đầu, thân và kết thúc.

• Mở đầu thư: Trình bày vấn đề một cách ngắn gọn và cụ thể.
• Thân thư: Đề cập đến các vấn đề cụ thể, cung cấp thông tin cần thiết hoặc giải pháp cho vấn đề.
• Kết thư: Đưa ra đề nghị phản hồi hoặc yêu cầu hành động từ người nhận.

4. Chèn ảnh, liên kết và đính kèm tệp

Hình ảnh, liên kết và tệp đính kèm giúp làm rõ nội dung và cung cấp thêm thông tin chi tiết.

• Chèn ảnh và liên kết trực tiếp vào nội dung email khi cần.
• Đính kèm các tệp cần thiết ở cuối email và kiểm tra kỹ các tệp trước khi gửi.
• Đặt tên tệp rõ ràng và chính xác theo nội dung file.

5. Tạo chữ ký email

Chữ ký email giúp người nhận biết bạn là ai và cách liên hệ với bạn, thể hiện sự chuyên nghiệp.

Cài đặt phần chữ ký cho tài khoản email với cấu trúc:

• Lời cảm ơn.
• Họ và tên đầy đủ.
• Vị trí và công ty đang công tác.
• Số điện thoại, địa chỉ email và các phương thức liên hệ khác (Zalo, Skype, WhatsApp, ...).

Ví dụ về một mẫu email chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp

Tiêu đề: [Tên doanh nghiệp] - Chúng tôi rất vui được phục vụ bạn!

Lời chào và lí do viết email:

Kính gửi [Tên khách hàng],

Chúng tôi rất vui mừng được gửi đến bạn những thông tin mới nhất về dịch vụ của chúng tôi.

Nội dung chính:

Thưa [Tên khách hàng],

Chúng tôi xin giới thiệu đến bạn dịch vụ mới của chúng tôi, [Tên dịch vụ]. Dịch vụ này sẽ mang lại cho bạn những lợi ích sau:

1. [Lợi ích 1]

2. [Lợi ích 2]

3. [Lợi ích 3]

Chúng tôi mong nhận được phản hồi từ bạn về dịch vụ này. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hay yêu cầu thêm thông tin, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua email hoặc số điện thoại bên dưới.

Trân trọng,

Chèn ảnh, liên kết và đính kèm tệp:

[Chèn ảnh mô tả dịch vụ]

[Chèn liên kết đến trang web hoặc tài liệu chi tiết]

Đính kèm: [Tên tệp đính kèm]

Chữ ký email:

Xin cảm ơn,

[Họ và tên đầy đủ]

[Vị trí, Tên công ty]

[Địa chỉ email]

[Số điện thoại]

[Zalo, Skype, WhatsApp, ...]

Bằng cách tuân theo các bước trên, bạn có thể tạo ra những email chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, hiệu quả và tăng cường mối quan hệ với khách hàng của mình.

  >>Xem thêm: Xây dựng mẫu kịch bản chăm sóc khách hàng hiệu quả với từng nhóm khách hàng  

Gợi ý 10 mẫu email chăm sóc khách hàng thường xuyên sử dụng trong doanh nghiệp

Tạo được mối quan hệ thân thiết với khách hàng luôn là mục tiêu hàng đầu của các doanh nghiệp, cửa hàng,... khi triển khai kênh tiếp thị thông qua email. Dưới đây là các mẫu email chăm sóc khách hàng hiệu quả mà các doanh nghiệp có thể sử dụng cho kênh email marketing của mình.

Mẫu email phản hồi khi nhận được khiếu nại của khách hàng

Tiêu đề: Phản hồi khiếu nại của quý khách về [sản phẩm/dịch vụ]

Nội dung:

Kính gửi [Tên khách hàng],

Chúng tôi rất tiếc khi nhận được phản hồi không hài lòng từ quý khách về [sản phẩm/dịch vụ] của chúng tôi.

Chúng tôi xin lỗi vì sự bất tiện này và cam kết sẽ giải quyết vấn đề của quý khách trong thời gian sớm nhất. [Nêu rõ bước giải quyết].

Nếu có bất kỳ câu hỏi hoặc cần hỗ trợ thêm, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua [thông tin liên hệ].

Trân trọng,

[Tên bạn]

[Chức vụ, Tên công ty]

Mẫu email phản hồi khiếu nại khách hàng

Tiêu đề email: Phản hồi về khiếu nại của quý khách [Tên sản phẩm/dịch vụ]

Nội dung email:

Xin chào [Tên khách hàng],

Chúng tôi đã nhận được email của bạn phản hồi về sản phẩm [Tên sản phẩm/dịch vụ].

Đầu tiên, chúng tôi rất tiếc vì bạn đã có những trải nghiệm không tốt đối với [sản phẩm/dịch vụ] của chúng tôi.

Chúng tôi đã báo cáo và làm việc với bộ phận liên quan để nhanh chóng đưa ra câu trả lời tốt nhất cho bạn. Trong thời gian đó, chúng tôi xin [hoàn tiền/chiết khấu] đến bạn như một lời xin lỗi và cảm ơn bạn đã kiên nhẫn.

Một lần nữa, cho phép chúng tôi gửi lời xin lỗi sâu sắc đến bạn cũng như cảm ơn bạn vì đã gửi phản hồi đến chúng tôi. Những phản hồi đánh giá của bạn chính là động lực để chúng tôi hoàn thiện hơn mỗi ngày.

Sau email này, nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, xin vui lòng liên hệ thông qua hotline: [Số hotline] để chúng tôi có thể tư vấn trực tiếp cho bạn một cách tốt nhất.

Xin chân thành cảm ơn,

[Tên bạn]

[Chức vụ, Tên công ty]

[Số điện thoại, Địa chỉ email]

Thư chăm sóc khách hàng gửi lời cảm ơn

Mẫu email cảm ơn khách hàng đã quan tâm hoặc đã mua sản phẩm

Tiêu đề email: (Reply email khách hàng đã gửi)

Nội dung email:

Kính chào Anh/Chị [Họ tên khách hàng],

Cảm ơn Anh/Chị đã gửi email hỏi về sản phẩm … do công ty chúng tôi cung cấp. Chúng tôi rất vui mừng khi nhận được sự quan tâm của Anh/Chị đối với các sản phẩm của chúng tôi.

Nhân sự thuộc bộ phận tư vấn sản phẩm … sẽ liên lạc với Anh/Chị vào sáng ngày mai (khoảng 10h đến 12h) theo số điện thoại liên lạc Anh/Chị đã cung cấp.

Chân thành cảm ơn sự quan tâm của Anh/Chị. Nếu cần tư vấn hoặc muốn sử dụng bộ sản phẩm dùng thử của công ty, Anh/Chị vui lòng đề cập với chuyên viên tư vấn vào sáng mai.

Trân trọng cảm ơn,

[Tên bạn]

[Chức vụ, Tên công ty]

[Số điện thoại, Địa chỉ email]

Mẫu email chăm sóc khách hàng để cảm ơn vì đã mua sản phẩm

Tiêu đề email: Cảm ơn quý khách đã mua sản phẩm [Tên sản phẩm]

Nội dung email:

Kính chào Anh/Chị [Họ tên khách hàng],

Cảm ơn Anh/Chị đã tin tưởng và chọn mua sản phẩm [Tên sản phẩm] của chúng tôi. Chúng tôi rất hân hạnh được phục vụ Anh/Chị.

Chúng tôi cam kết sẽ luôn mang lại những sản phẩm chất lượng và dịch vụ tốt nhất cho quý khách. Nếu có bất kỳ câu hỏi hoặc cần hỗ trợ gì, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua [số điện thoại/email hỗ trợ].

Chân thành cảm ơn Anh/Chị một lần nữa vì sự ủng hộ. Chúng tôi rất mong được phục vụ Anh/Chị trong những lần mua sắm tiếp theo.

Trân trọng,

[Tên bạn]

[Chức vụ, Tên công ty]

[Số điện thoại, Địa chỉ email]

Mẫu gửi email chào mừng khách hàng

Dưới đây là mẫu email chăm sóc khách hàng với nội dung chào mừng, khi khách hàng tiến hành đăng ký tài khoản hay thực hiện các giao dịch đầu tiên thì mẫu email này sẽ tự động được gửi đến. Mẫu thư chăm sóc khách hàng này mang tính kết nối khi cung cấp thêm thông tin của doanh nghiệp cho người tiêu dùng, hướng dẫn các bước thực hiện tiếp theo để khách hàng có trải nghiệm tốt nhất.

Mẫu email chào mừng mà các doanh nghiệp hay sử dụng:

Tiêu đề email: Chào mừng quý khách đến với [Tên công ty]!

Nội dung email:

Xin chào quý khách [Tên khách hàng]!

Chúc mừng quý khách đã đăng ký thành công dịch vụ [Tên dịch vụ] của công ty chúng tôi.

Đây là dịch vụ có tính năng và chất lượng tốt nhất trên thị trường hiện nay.

Khi đăng ký thành công dịch vụ, quý khách sẽ nhận được những trải nghiệm và lợi ích như sau:

- [Lợi ích 1]

- [Lợi ích 2]

- [Lợi ích 3]

Để tìm hiểu thêm về dịch vụ [Tên dịch vụ] và một số thông tin khác của doanh nghiệp, mời quý khách truy cập vào địa chỉ website: [URL website] của công ty hoặc thông qua Hotline: [Số hotline].

Chúng tôi rất sẵn lòng hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc có liên quan.

Xin trân trọng cảm ơn!

[Tên bạn]

[Chức vụ, Tên công ty]

[Số điện thoại, Địa chỉ email]

Mẫu email chăm sóc khách hàng xử lý sự cố về sản phẩm/dịch vụ

Hướng dẫn soạn thảo mẫu email thông báo về sự cố và hướng xử lý

Tiêu đề email: Thông báo về sự cố sản phẩm [Tên sản phẩm] và hướng giải quyết

Nội dung email:

Xin chào [Tên khách hàng],

Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng sản phẩm [Tên sản phẩm] của chúng tôi đang gặp phải sự cố khiến bạn không thể sử dụng sản phẩm một cách bình thường. Chúng tôi hiểu rằng điều này đã gây ra không ít bất tiện cho bạn và chúng tôi thành thật xin lỗi về vấn đề này.

Hiện tại, chúng tôi đã xác định được nguyên nhân gây ra sự cố và đang tích cực làm việc để khắc phục trong thời gian sớm nhất. Chúng tôi cam kết sẽ cập nhật tình hình và giải pháp cụ thể cho bạn trong vòng [thời gian cụ thể, ví dụ: 24 giờ tới].

Trong thời gian chờ đợi, nếu bạn cần thêm thông tin hoặc hỗ trợ khẩn cấp, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số hotline: [Số hotline] hoặc email: [Địa chỉ email]. Nhân viên hỗ trợ của chúng tôi sẽ sẵn sàng giúp đỡ bạn.

Chúng tôi hiểu rằng sự tin tưởng của bạn là vô cùng quan trọng và chúng tôi đang nỗ lực hết mình để giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất. Một lần nữa, chúng tôi xin lỗi về sự bất tiện này và cảm ơn bạn đã kiên nhẫn và thông cảm.

Xin chân thành cảm ơn,

[Tên bạn]

[Chức vụ, Tên công ty]

[Số điện thoại, Địa chỉ email]

Soạn thảo mẫu email chăm sóc khách hàng xử lý sự cố hoặc sản phẩm bị lỗi

Tiêu đề email: Tiêu đề cần rõ ràng và nêu bật vấn đề chính để khách hàng biết ngay từ đầu.

Nội dung email:

• Lời chào: Bắt đầu bằng lời chào thân thiện và cá nhân hóa bằng cách sử dụng tên khách hàng.
• Thông báo về sự cố: Thông báo rõ ràng về sự cố hoặc lỗi sản phẩm mà khách hàng đang gặp phải.
• Xin lỗi và thừa nhận trách nhiệm: Gửi lời xin lỗi chân thành và thừa nhận trách nhiệm về vấn đề.
• Thông tin về nguyên nhân và hướng giải quyết: Cung cấp thông tin về nguyên nhân sự cố và cam kết đang làm việc để khắc phục, kèm theo thời gian cụ thể.
• Thông tin liên lạc hỗ trợ: Cung cấp thông tin liên hệ để khách hàng có thể nhận thêm hỗ trợ nếu cần.
• Lời cảm ơn: Kết thúc email bằng lời cảm ơn khách hàng vì đã thông cảm và kiên nhẫn.

Mẫu email cập nhật tin tức về sản phẩm/dịch vụ mới

Tiêu đề email: Giới thiệu sản phẩm/dịch vụ mới từ [Tên công ty]

Nội dung email:

Kính gửi quý khách,

Chúng tôi rất vui mừng thông báo rằng công ty chúng tôi vừa cho ra mắt sản phẩm/dịch vụ mới nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Khi sử dụng sản phẩm/dịch vụ mới này, quý khách sẽ được hưởng những lợi ích tuyệt vời như:

- [Lợi ích 1]

- [Lợi ích 2]

- [Lợi ích 3]

Chúng tôi muốn gửi đến quý khách phiên bản dùng thử miễn phí để quý khách có thể trải nghiệm sản phẩm/dịch vụ trước khi quyết định mua hàng.

Nếu quý khách có bất kỳ thắc mắc nào về sản phẩm/dịch vụ, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: [Số hotline] hoặc email: [Địa chỉ email].

Cảm ơn quý khách đã dành thời gian để đọc email của chúng tôi.

Trân trọng,

[Tên bạn]

[Chức vụ, Tên công ty]

[Số điện thoại, Địa chỉ email]

Mẫu email chăm sóc khách hàng ít tương tác

Tiêu đề email: Chúng tôi rất muốn lắng nghe ý kiến của quý khách!

Nội dung email:

Xin chào quý khách,

Chúng tôi nhận thấy rằng gần đây quý khách không có nhiều tương tác với các thông tin mà chúng tôi gửi đến. Chúng tôi rất mong muốn lắng nghe phản hồi từ quý khách để có thể cải thiện chất lượng dịch vụ của mình.

Nếu có bất kỳ vấn đề gì khiến quý khách chưa hài lòng, xin vui lòng cho chúng tôi biết để chúng tôi có thể khắc phục và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của quý khách.

Nếu quý khách vẫn muốn tiếp tục nhận email từ chúng tôi, xin vui lòng click vào [đây] để xác nhận.

Chúng tôi rất trân trọng sự quan tâm và phản hồi từ quý khách. Mọi ý kiến của quý khách sẽ giúp chúng tôi phục vụ quý khách tốt hơn.

Xin chân thành cảm ơn quý khách!

Trân trọng,

[Tên bạn]

[Chức vụ, Tên công ty]

[Số điện thoại, Địa chỉ email]

Mẫu email báo giá cho khách hàng

Tiêu đề email: Thông tin và báo giá sản phẩm [Tên sản phẩm]

Nội dung email:

Xin chào [Tên khách hàng],

Chúng tôi đã nhận được email của bạn về thắc mắc liên quan đến sản phẩm [Tên sản phẩm]. Chúng tôi xin phép được giải đáp những thắc mắc của bạn như sau:

**Thông tin về sản phẩm:**

[Tóm tắt thông tin sản phẩm, các tính năng và lợi ích nổi bật]

**Giá của sản phẩm:**

[Chi tiết về giá cả, bao gồm các tùy chọn giá nếu có]

Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào thêm liên quan đến sản phẩm, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua hotline: [Số hotline] để chúng tôi có thể tư vấn trực tiếp cho bạn một cách tốt nhất.

Cảm ơn bạn đã lựa chọn sản phẩm của chúng tôi!

Trân trọng,

[Tên bạn]

[Chức vụ, Tên công ty]

[Số điện thoại, Địa chỉ email]

Mẫu email chăm sóc khách hàng xác nhận đơn hàng

Tiêu đề email: Xác nhận đơn hàng của bạn [Mã đơn hàng nếu có]

Nội dung email:

Xin chào [Tên khách hàng],

Chúng tôi đã nhận được đơn hàng của bạn với sản phẩm [Tên sản phẩm]. Đơn hàng của bạn hiện đang được xử lý và chúng tôi sẽ nhanh chóng chuẩn bị để gửi đến bạn trong vòng 3-5 ngày làm việc tiếp theo.

Hóa đơn của bạn bao gồm:

Địa chỉ nhận hàng:…

SĐT:…

Chi tiết đơn hàng:…

Cước phí vận chuyển:…

Tổng số tiền thanh toán:…

Hình thức thanh toán:…

Thời gian giao hàng dự kiến:…

Cảm ơn bạn vì đã lựa chọn dịch vụ của chúng tôi!

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hay yêu cầu nào liên quan đến đơn hàng, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua hotline: [Số hotline] hoặc email: [Địa chỉ email].

Trân trọng,

[Tên bạn]

[Chức vụ, Tên công ty]

[Số điện thoại, Địa chỉ email]

Gửi email tri ân khách hàng

Tiêu đề email: Lời tri ân và mã khuyến mãi đặc biệt dành cho bạn

Nội dung email:

Xin chào [Tên khách hàng],

Chúng tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến bạn vì sự tin tưởng và ủng hộ sản phẩm/dịch vụ của [Tên công ty] trong suốt thời gian qua. Để tri ân sự tin dùng của bạn, chúng tôi xin dành tặng bạn mã khuyến mãi đặc biệt [MÃ KHUYẾN MÃI].

Mã khuyến mãi này sẽ mang lại cho bạn [Mô tả ưu đãi, ví dụ: giảm giá 10%, miễn phí vận chuyển, quà tặng kèm theo...] cho những đơn hàng tiếp theo của bạn. Ưu đãi này được áp dụng tại tất cả các chi nhánh của [Tên công ty] và trên trang web của chúng tôi.

Chúng tôi hy vọng mã khuyến mãi này sẽ mang lại cho bạn trải nghiệm mua sắm tuyệt vời hơn và chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe mọi phản hồi của bạn để ngày càng hoàn thiện dịch vụ của mình.

Xin chân thành cảm ơn bạn đã luôn đồng hành cùng chúng tôi!

Trân trọng,

[Tên bạn]

[Chức vụ, Tên công ty]

[Số điện thoại, Địa chỉ email]

Mẫu email khảo sát khách hàng

Tiêu đề email: Chúng tôi muốn lắng nghe ý kiến của bạn!

Nội dung email:

Xin chào [Tên khách hàng],

Đầu tiên, chúng tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến bạn vì đã sử dụng dịch vụ/sản phẩm của chúng tôi trong dịp gần đây. Hy vọng bạn đã có những trải nghiệm thật tốt và hài lòng với dịch vụ/sản phẩm của chúng tôi.

Chúng tôi luôn nỗ lực để hoàn thiện và phát triển dịch vụ/sản phẩm của mình. Để làm được điều đó, chúng tôi rất cần những đánh giá và nhận xét từ bạn. Hy vọng bạn có thể dành ít phút để điền vào khảo sát dưới đây và chia sẻ trải nghiệm của mình:

[Link khảo sát]

Cảm ơn bạn đã dành thời gian và lựa chọn dịch vụ của chúng tôi!

Trân trọng,

[Tên bạn]

[Chức vụ, Tên công ty]

[Số điện thoại, Địa chỉ email]

Những lưu ý khi viết email marketing cho khách hàng

Sử dụng các mẫu email chăm sóc khách hàng hiệu quả đòi hỏi sự chú ý đến nhiều khía cạnh, từ hình thức đến nội dung và thời gian gửi. Dưới đây là những lưu ý quan trọng mà bạn nên áp dụng:

• Hiểu rõ khách hàng: Xác định đối tượng khách hàng và hiểu rõ thị trường của mình. Từ đó, tạo ra nội dung phù hợp với sở thích, nhu cầu và mục đích của từng khách hàng.
• Thời gian gửi email: Lên kế hoạch gửi email vào thời điểm phù hợp với lịch trình của khách hàng, tránh gửi quá nhiều email trong một ngày hoặc vào thời điểm không thích hợp.
• Tiêu đề email rõ ràng  và ngắn gọn: Tiêu đề email phải phản ánh nội dung tóm tắt của email, giúp khách hàng dễ dàng nhận biết và quyết định có đọc email hay không. Tránh tiêu đề dài dòng hoặc không rõ ràng, vì điều này có thể khiến khách hàng bỏ qua email của bạn.
• Mở đầu email bằng câu chào: Luôn bắt đầu email bằng lời chào lịch sự, sử dụng tên khách hàng nếu có thể. Một câu chào đơn giản nhưng lịch sự có thể để lại ấn tượng tích cực với khách hàng về dịch vụ chăm sóc của doanh nghiệp.
• Nội dung email cần rõ ràng: Đảm bảo nội dung email dễ hiểu và truyền đạt thông tin một cách chính xác. Tránh sử dụng các từ ngữ mập mờ hoặc không rõ ràng để khách hàng không bị nhầm lẫn.
• Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, dễ hiểu: Sử dụng ngôn ngữ lịch sự và tạo dựng niềm tin cho khách hàng. Sắp xếp nội dung email theo từng đoạn ngắn gọn, dễ đọc và dễ nhìn để khách hàng dễ tiếp nhận thông tin.
• Hạn chế tối đa các lỗi ngữ pháp, câu cú: Luôn kiểm tra kỹ lưỡng để tránh các lỗi chính tả và ngữ pháp. 
• Phản hồi khách hàng có tâm trạng không tốt một cách tinh tế: Lắng nghe và thể hiện sự quan tâm đến vấn đề của khách hàng. Đáp lại một cách lịch sự, chuyên nghiệp và tìm cách giải quyết vấn đề một cách hiệu quả.Tránh sử dụng từ ngữ khó nghe, vô lịch sự và tư vấn một cách thiếu chuyên môn.

Như vậy, việc sử dụng mẫu email chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp không chỉ giúp doanh nghiệp tạo ra một mối quan hệ tốt với khách hàng mà còn tăng cơ hội tiếp cận và giữ chân họ trong thời gian dài. Bằng cách tận dụng các mẫu email phù hợp và các lưu ý khi viết email, doanh nghiệp có thể xây dựng một chiến lược tiếp thị hiệu quả và tạo ra những trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng của mình. Hãy bắt đầu áp dụng những gợi ý này ngay hôm nay để cải thiện mối quan hệ với khách hàng và tăng doanh số bán hàng.